Mitteilung zur Datenverarbeitung gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“)

Liebe Mitglieder des Schulvereins der Gemeinschaftsgrundschule Astrid-Lindgren e. V.,

wir nehmen unsere Aufgabe, die Vertraulichkeit Ihrer Daten im Rahmen der geltenden Bestimmungen sicherzustellen, sehr ernst. Der Schutz und die gesetzeskonforme Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten ist uns wichtig. Wir setzen sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor Manipulation, Verlust, Zerstörung oder dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Diese Maßnahmen werden laufend überprüft und angepasst.

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer und Ihrer Kinder personenbezogenen Daten durch uns, sowie über die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

(1) „Verantwortlicher“ im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist der

Schulverein der Gemeinschaftsgrundschule Astrid-Lindgren e. V.
Krischerstr. 33
40789 Monheim

vertreten durch den Vorstand,
E-Mail: info@foerderverein-als.info

Welche Daten erheben wir, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage?

(2) Der Schulverein der Gemeinschaftsgrundschule Astrid-Lindgren e. V. (im Folgenden „der Schulverein“) erhebt im Rahmen der Mitgliedschaft im Schulverein die folgenden Daten:

a) die auf Basis des Beitrittsformulars seitens der Mitglieder getätigten  Angaben zu Namen, Vornamen, postalischer Anschrift, Telefonnummer(n), Email-Adresseund Mitgliedsbeitrag
b) die zwecks Erteilung eines zum Einzug desfälligen Mitgliedsbeitragserforderlichen SEPA-Lastschriftmandats angegebenen Kontodaten

(3) Namen, Vornamen, postalische Anschrift sowie Kontodaten der Mitglieder werden an den Kassenwart des Schulvereinsweitergeleitet. Es wird im Rahmen der Datenerhebung vereinsintern eine Mitgliedsnummer vergeben. Im Falle der Erteilung einer Ermächtigung zum Lastschrifteinzug erfolgt eine Weiterleitung von Namen, Vornamen und Kontodaten an das jeweils aktuelle Kreditinstitut des Schulvereins, dies ist derzeitdie VR Bank eG Monheim am Rhein. In der Buchhaltung des Schulvereins werden Daten über Zahlungseingänge sowie über ausstehende Zahlungen erfasst. Es erfolgt eine Verarbeitung der erfassten Daten zwecks Regelung des Mitgliederzahlungsverkehrs sowie zwecks Erfüllung der handels- und steuerrechtlichen Buchführungspflichten des Schulvereins.

(4) Im Falle eines Wegzugs des Mitgliedsin eine andere Kommune erhebt der Schulverein die Tatsache des Wegzugs auf entsprechende Mitteilung des Mitglieds.

(5) Im Falle der Mitteilung einer Änderung der in den vorherigen Absätzen aufgeführten Daten erhebt der Schulvereindie aufgrund dieser Vertragsbestimmung mitgeteilten geänderten Daten. 

(6) Die in den Absätzen 1 –5 beschriebene Datenerhebung erfolgt zum Zwecke der ordnungsgemäßen und reibungslosen Durchführung der Mitgliederverwaltung und Erfüllung von gegenseitigen Pflichten entsprechend dem Mitgliedschaftsverhältnisinklusive Begleichung der geschuldeten Beiträge durch die Mitglieder (Lastschrifteinzug), sowie zwecks Einhaltung der den Schulverein treffenden gesetzlichen Pflichten (u. a. Buchführungs-und Dokumentationspflichten nach Vereins-, Handels- und Steuerrecht).

Zudem erfolgt eine Aufnahme von im Zeitpunkt des Vereinsbeitrittsin das Beitrittsformular eingetragenen Daten in die Mitgliederdatenbank des Schulvereins.

(7) Rechtsgrundlage der in den vorstehenden Absätzen beschriebenen Datenverarbeitung ist die hierzu ausdrücklich erteilte Einwilligung der Mitgliedergemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO.

Wer bekommt Ihre Daten (Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten)?

(8) Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 lit. e) DSGVO) istim Falle des Absatzes 3das mit dem Lastschrifteinzug beauftragte Kreditinstitut des Schulvereins.

Wie lange speichern wir Ihre Daten (Dauer der Datenspeicherung)?

(9) Die im Rahmen der in den vorstehenden Absätzen beschriebenen Datenerhebung erhobenen Daten werden für die folgende Dauer gespeichert:

a) soweit diese Daten in den gemäß §§ 257 Abs. 1 HGB, 147 Abs. 1 AO aufgeführten, nach Handels- oder Steuerrecht aufbewahrungspflichtigen Unterlagen enthalten sind, entsprechend den in §§ 257 Abs. 3, Abs. 4 HGB, 147 Abs. 4, Abs. 5 AO geregelten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen;

b) im Übrigen sechs Jahre ab dem Schluss des Jahres, in welches das Ende der Mitgliedschaft fällt.

Welche Datenschutzrechte haben Sie (Auskunft, Berichtigung und Löschung von personenbezogenen Daten)?

(10) Jedes Mitglied ha tdas Recht,

a) gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über seinevon uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere kann es Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen seine Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht beiuns erhoben wurden verlangen. Der Schulvereinstellt eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung. Stellt das Mitgliedden Antrag elektronisch, so sind die Informationen in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung zu stellen, sofern es nichts anderes angibt. Das Recht auf Erhalt einer Kopie darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen;

b) gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung seiner bei uns gespeicherten, das Mitglied betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen sowie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten - auch mittels einer ergänzenden Erklärung - zuverlangen;

c) gemäß Art. 17 DSGVO die unverzügliche Löschung seiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, die Verpflichtung des Schulvereins zur Löschung bemisst sich im Fall eines Löschungsverlangens nach Art. 17 Abs. 1 -3 DSGVO;

d) gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Voraussetzungen des Art. 18 Abs. 1 lit. a) -d) DSGVO vorliegen, wird die Verarbeitung eingeschränkt, so dürfen die personenbezogenen Daten - von ihrer Speicherung abgesehen - nur mit Einwilligung des Mitglieds oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden, das Mitglied wird vom Schulverein unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird;

e) gemäß Art. 20 DSGVO die personenbezogenen Daten, die das Mitglieddem Schulverein bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen; bei der Ausübung seines Rechts auf Datenübertragbarkeit hat das Mitglied das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt vom Schulverein einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Die Ausübung des Rechts auf Datenübertragbarkeit lässt die Rechte Mitglieds nach Art. 17 DSGVO unberührt. Dieses Recht gilt nicht für eine Verarbeitung, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Schulverein übertragen wurde. Das Recht auf Datenübertragbarkeit darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen;

f) gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO die einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber dem Schulverein formlos zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass der Schulverein die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen darf,sofern nicht Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO ist. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt;

g) gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel kann das Mitglied sich hierfür an die Aufsichtsbehörde seines üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Sitzes des Schulvereins wenden.

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